Päivitetty viimeksi 8.3.2004

Kaikki käyttöjärjestelmät tarjoavat työvälineet tiedostojen hallintaan ja useimmiten tiedostot on organisoitu puurakenteena. Tämä on monille käyttäjille hankala käyttää, koska tiedostoja luotaessa niitä ei ajatella minkään hierarkian osana vaan usein niitä luontihetkellä pidetään itsenäisinä kokonaisuuksina. Tiedostojen määrän kasvaessa syntyy kuitenkin varsin pian tarve jakaa tiedostot hakemistoihin ja alihakemistoihin. Tavallisille käyttäjille tällaisen rakenteen ylläpito ei ole luontevaa, vaan tiedostot pyrkivät leviämään pitkin ja poikin talletustilaa. Tiukkaa kuria harrastava käyttäjäkin joutuu aika ajoin etsimään jotain tiedostoa, kun ei tule mieleen minne sen tallensi tai minkä nimisenä se tallentui.

Tämä tiedostojen hallinta ei ole mikään uusi ongelma ja siksi siihen on rakenneltu monenlaisia työkaluja. Varsinkin tutkijat ovat käyttäneet erilaisia mindmapping-ohjelmia jotain tutkimuskohdetta hahmottaessaan. Tällainen on TheBrain niminen työkalu, jolla voi luoda omaa ajattelumalliaan vastaavan mallin niin tiedostoista, verkkosivuista, tietopalveluista jne. Tämä työkalu linkittää kaikenlaiset oliot yhteen kunhan ne vain ovat verkon ulottuvilla. Tiedostoja ei siis kopioida mihinkään eikä niitä konvertoida mihinkään tiettyyn formaattiin eli tiedostot voivat olla käyttäjän omassa työasemassa tai organisaation eri palvelimilla tai ympäri maailmaa. Sitä ongelmaa tämä työkalu ei poista, että tiedoston nimen, sijainnin tai sen käyttöoikeuksien muutos hoituisi automaattisesti, mutta kun muutos todetaan, niin päivitys tapahtuu helposti.

Jokainen voi kopioida itselleen omaan käyttöönsä rajoitetun (100 solmua) kokeiluversion osoitteesta http://www.thebrain.com/ ja samasta paikasta saa lisää tietoa ominaisuuksista ja käyttökohteista ja käyttäjistä. Demonstraatioita voi katsella tavallisella selaimella kunhan siinä on Java tuki käytössä.

Tällä työkalulla olen ajatellut, että voisimme rakentaa sellaisen Help Desk tai neuvontapalvelun, joka pysyisi ajan tasalla koska se hyödyntäisi nykyisiä oppaita, FAQ-listoja, laite- ja ohjelmistovalmistajien palvelusivuja jne. Ikävä puoli on hinta, tosin yksityisen käyttäjän versio PersonalBrain ei maksa kuin alle 100 dollaria, mutta koko Suomen korkeakoulujen yhteinen palvelu BrainEKP (Enterprise Knowledge Platform) on huomattavasti kalliimpi ja sille pitäisi löytää rahoitus tavalla tai toisella.

Tuomo Myllynen