nro 3/2003

Etusivulle /
Första sidan

Keskustele aiheesta

Diskutera
temat

Strategiatyö - pitkä ja vaikea prosessi

Pentti Korhonen, Oulun yliopisto

Kukapa strategioilta voisi välttyä? Oulun yliopiston tietohallintostrategiaa on tehty viimeiset kolme vuotta. Kun katselee muiden yliopistojen vastaavia hankkeita, niin samatpa näkyvät olevan harrastukset. Strategia on joko tekeillä tai valmistuu lähiaikoina. Mutta miksi strategiatyö on yleensä niin vaikea ja pitkä prosessi?

Oulussa viimeistä strategiaa on tehty käytännössä koko edellisen strategiakauden ajan. Tässä toteutuu paljon viljelty hokema: tärkeää ei ole lopputulos vaan prosessi. Strategia on jatkuva prosessi.

Oulun yliopiston tietohallintostrategiaa on tehty viimeisten kolmen vuoden aikana tietohallinnon johtoryhmässä, jota on jaettu osatyöryhmiin ja tarpeen mukaan laajennettu ulkopuolisilla asiantuntijoilla ja -harrastajilla. Aluksi työtä pyrittiin tekemään www-sivujen avulla, mutta tämä työskentelytapa ei toiminut odotetulla tavalla. Www-sivut on väliaikoina helppo unohtaa. Kokouksessa istuessa asian unohtaminen on vaikeampaa. Sihteerille se on tosin sitäkin työläämpää. Kerrottakoon heti kiitosten kera, että meillä sihteerityön teki ja suurimman taakan kantoi kollegani Paavo Moilanen.

Strategia ei siis valmistunut juhannukseen mennessä eikä seuraavanakaan juhannuksena. Vuoden 2002 joulukuussa se kuitenkin saatiin esittelykuntoon yliopiston hallitukselle, josta se pienten puheiden jälkeen lähetettiin tiedekuntiin ja yo-kunnalle lausunnolle. Lausunnot saadaan maaliskuun 2003 lopulla ja sen jälkeen alkaa varsinainen hallituskäsittely. Valmista odotellaan ennen syksyn tulosneuvotteluja, joissa tehdyt päätökset punnitaan. Toivon todella, että hallituskäsittely ei ole pelkkä läpihuutojuttu, vaan jättää pitempi aikaisia jälkiä päätöksentekijöiden mieleen.

Strategioilla linjanvetoja ja valintoja

Yliopistossa on laadittu tietohallintostrategioita kohta parinkymmenen vuoden ajan. Aluksi niitä kutsuttiin atk-kehittämissuunnitelmiksi. Yksi ja sama asia. Itse ymmärrän strategian tiiviiksi, detaljeihin puuttumattomaksi linjanvedoksi ja erityisesti valintojen teoksi. Strategiatyötä tahtoo kuitenkin vaivata näpertely pienillä asioilla, ne kun ovat konkreettisia ja helpommin miellettäviä. Hyvä niistäkin on tietysti puhua, mutta mitä korkeampi kollegio, sen pienemmät edellytykset sillä on päättää teknisestä toteutuksesta.

Toinen tärkeä kohta on tuo valintojen teko. Suunnitelmiin tarjotaan usein kaikkea mahdollista hyvää, kaunista ja tavoittelemisen arvoista asiaa, unohtaen samalla, että kaikkeen eivät resurssit riitä. On tehtävä valintoja, melkeinpä päätettävä mitä ei tehdä, vaikka kohde selvästi tälle tontille kuuluisikin.

Valintojen tekeminen on vaikeaa

Miksi strategia työ yleensä koetaan vaikeaksi ja prosessi on pitkä? Strategiat luotaavat tulevaisuuteen ja yleisesti tulevaisuuden ennustaminen on vaikeaa. IT-alan historiasta tiedämme, että vääriä valintoja on tehty paljon. Vain harvat uusista ilmiöistä ovat olleet elinkelpoisia. Strategiassa pitäisi osata erottaa kuplat elinkelpoisista innovaatioista. Tämä on kova vaatimus ja voi lisätä varovaisuutta. Valintapäätöksiin liittyen ei voi liikaa korostaa sitä, että hyviäkin asioita on pakko jättää valitsematta. Jos resurssit olisivat rajattomat, voisi tehdä kaikkea ja heti.

Toisaalta myös asiaan perehtyminen lisää tunnetta siitä, että kaikkea ei tiedetäkään. Tästä seuraa neuvottomuutta ja päättämättömyyttä - ei ainakaan sorruta nopeasti epävarmaan valintaan. En ole tavannut yhtään selvännäkijää tällä alalla. Bill Gateskin on tunnetusti ennustanut väärin.

Strategia suuntaa perusrakenteiden valintoja. Niissä voidaan sitoutua hyvinkin 5-10 vuodeksi eteenpäin, esimerkkinä verkkoteknologia. Myös ohjelmistojen puolella tehdyt strategiset valinnat ovat varsin pitkälle aikajaksolle sitovia. Valinnassa olisi syytä onnistua. Pienistä virheistä toki selviää kestämällä valintansa seuraukset tai siirtämällä ne pois näkyvistä.

Strategiatyön ominaispiirteitä yliopistoissa

Yliopiston väitetään olevan luonteeltaan konserniorganisaatio. Se koostuu verrattain itsenäisistä tiedekunnista, tulosyksiköistä, kuten nykyisin sanotaan. Ei rehtorilla ole sellaista valtaa niiden yli kuin konsernin pääjohtajalla yksiköihinsä, ei myöskään tietohallinnolla.

Eri alojen asiantuntijat näkevät lähinnä oman alansa kehittämisen arvoiseksi ja haluavat siten IT-strategiassakin tukea vain omaa alaansa. Aika vähän löytyy ymmärrystä yhteiselle hyvälle saati toisen tieteenalan hyväksi. Tämä on erikoisesti yliopistojen vitsaus jo Humboldtin ajoilta.

Muoti-ilmiöt pakkaavat haittaamaan myös strategiakeskusteluja. Yliopistossa on runsaasti verbaalisia lahjakkuuksia, jotka kevyellä pintatiedollaan ja koulituilla puhujan lahjoillaan pystyvät helposti vakuuttamaan vielä vähemmän asioita tuntevat, joita on enemmistö.

Sitoutuminen tärkeää

Vai olisiko niin, että strategiatyötä lamauttaa motivaation puute? Kun niitä on jo tehnyt monia ja ne pölyttyvät koskemattomina hyllyllä, niin ketäpä niiden sorvaaminen voisi erityisemmin kiinnostaa? Ja miten sitouttaa päättäjät hyväksymäänsä strategiaan? Strategioita siis tehdään vain koska niitä pitää tehdä.

Yliopistossa on viime vuosina tehty monia muitakin strategioita. Kun niiden laadinnalla ei ole vielä pitkää perinnettä, ne näyttävät syntyvän huomattavasti helpommin kuin tietohallintostrategiat. Lisänneekö tieto tuskaa tässäkin työssä? Strategian pitkä ja vaikea synnytys voi kuitenkin olla hyväksi prosessin lopputulokselle. Jopa tärkeämpää kuin parhaiden kehittämislinjojen ja oikeiden painotusten löytäminen on mielestäni päättäjien sitoutuminen edes joihinkin keskeisiin strategisiin valintoihin. Tätä saattaa jotenkin edesauttaa osallistuminen joskus hankalaltakin tuntuvaan strategiatyöhön.

Etusivulle / Första sidan