|
Takaisin sisällysluetteloon
IT Universitas nro 1 / 31. tammikuuta 2007
Tietotekniikan hyötyjen ja kypsyyden arviointi – IT Value Barometer
Aarni Heiskanen Liikkeenjohdon konsultti LJK, CMC Thinking Business Group Puh. 040 730 4812
Sähköposti aarni.heiskanen at thinking-business.net
Tietotekniikan avulla saatavia hyötyjä pohditaan yleensä vain uusinvestointien yhteydessä. IT:n hyödyt syntyvät kuitenkin usean tekijän yhteisvaikutuksesta, eivät yksittäisistä järjestelmistä. IT Value Barometer on koeteltu menetelmä ja viitekehys, joka auttaa organisaatiota hahmottamaan IT:n hyötyjä ja niiden saavuttamisen edellytyksiä kokonaisuutena.
|
|
Aarni Heiskanen
Kuva:Thinking Business Group arkisto |
Kun tietotekniikasta on tullut operatiivinen välttämättömyys, sen vaikutuksia ajatellaan enemmän kulujen kuin tuottojen näkökulmasta. Johdon mielestä tietohallinnon on ennen kaikkea ylläpidettävä riittävää palvelutasoa mahdollisimman pienin kustannuksin. Kun johto ei ole määritellyt erityisiä ydintoiminnon tarpeista lähteviä hyötytavoitteita, kustannus- ja operatiivisen palvelutason mittarit ovat käytännössä ainoita, joita voi seurata. Jos tarkastelutasoa siirtää operatiivisesta toiminnasta strategiselle tasolle, mainitut mittarit eivät kuitenkaan riitä.
Ydintoiminnon johdon ja tietohallinnon keskustelussa erilaiset käsitemaailmat vaikeuttavat kommunikointia. Tekniikan asiantuntijat puhuvat ominaisuuksista ja hinnoista, ydintoiminnon johto odottaisi kuitenkin tietoa hyödyistä ja mahdollisuuksista. Strategisen tason keskusteluun tarvitaan yhteistä kieltä ja yhteisiä viitekehyksiä.
IT Value Barometer –itsearviointimenetelmä
IT Value Barometer on itsearviointimenetelmä, joka helpottaa IT-panostusten ja niiden tuottamien hyötyjen tarkastelua liike- tai ydintoimintojen näkökulmasta. Se edistää kommunikointia sekä tuottaa pohjatietoa tarkempia analyysejä varten. Se on myös monien organisaatioiden käyttämä johtamisen apuväline. Menetelmä sopii eri kokoisiin ja eri toimialalla toimiviin organisaatioihin. Sitä ovat käyttäneet sekä yritykset että julkiset organisaatiot. Barometrin käsitteet on valittu siten, että niiden ymmärtäminen ei vaadi erityistä IT-asiantuntemusta.
Menetelmä syntyi Tekesin ja eräiden teollisuuden järjestöjen tilaaman selvitystyön sivutuotteena vuonna 1997. Selvitys koski rakennusalan IT:n hyötypotentiaalia. Toimeksiannon päätoteuttajat olivat Esko Enkovaara Tocoman Groupista ja Aarni Heiskanen. Sittemmin menetelmän kehittäjäryhmään ovat liittyneet liikkeenjohdon konsultit Arto Mäkinen ja Esa Toivonen. Ryhmä on saanut kehitysideoita myös mittariston käyttäjiltä. Tärkein palaute on ollut, että menetelmää ei saa missään nimessä monimutkaistaa.
IT Value Barometer koostuu kahdesta osasta: IT-hyötyjen ja IT-kypsyyden mittareista. Kumpikin osa jakautuu kuuteen näkökulmaan, joista jokainen sisältää viisi eri tasoa. Tasoja vastaa joukko väittämiä, joiden avulla arviointia tekevät määrittävät organisaation nykytilan ja usein myös tavoitetilan tietylle tasolle. Kullakin tasolla on prosenttiarvoväli, esimerkiksi tasoa kaksi vastaa väli 10...30 %. Tulosta voi hienosäätää keskustelun perusteella tason sisällä. Kun arviointi on valmis, tuloksena on numeerinen ja graafinen kuvaus IT:n nyky- ja tavoitetilasta arviointiryhmän tai –ryhmien näkökulmasta.
Arvioinnin toteutus
Arviointeja on toteutettu monella tavalla. Eräs tapa on koota samaan tilaisuuteen organisaation eri toimintoja edustavia ihmisiä, jotka ovat muodostaneet 2-5 hengen ryhmiä valitulla kriteerillä, esimerkiksi ”sisäiset asiakkaat” ja ”sisäiset toimittajat”. Ryhmät voi rakentaa myös toimintojen perusteella tai paikkakuntien mukaan. Tällaisessa järjestelyssä korostuvat ja tulevat ilmi ryhmien erot ja erilaiset näkemykset, mikä tuloksia yhdessä tarkasteltaessa synnyttää varmasti keskustelua. Ryhmäarvioinnin tyypillinen kesto on 2,5-3 tuntia.
Suurissa ja eri toimipisteisiin tai maihin sijoittuvissa organisaatioissa itsearviointia on tehty www-kyselyjärjestelmän avulla. Eräässä organisaatiossa sama henkilö teki arvioinnin henkilökohtaisesti ja kasvotusten kaikkien avainhenkilöiden kanssa.
IT Value Barometer –arvioinnissa ei tarvitse tyytyä vain numeerisiin tuloksiin. Ryhmän ”konsensuslukuja” täydentävät henkilökohtaisesti täytettävät plus- tai miinuskortit kustakin näkökulmasta. Kortit täytetään arviointitilaisuudessa tai lomakekyselyn yhteydessä. Tätä kautta saadaan kerättyä kymmeniä tai satoja vapaita kommentteja, jotka ovat arvokasta materiaalia jatkotyöstöä ajatellen. Kommentit voi jättää nimettöminä.
Tulokset
IT Value Barometer tuottaa kokonaiskuvan nyky- ja tavoitetilasta. Sen tulokset kiteytyvät muutamaan kaavioon. Hyötyjen ja kypsyyden profiilit kuvaavat näkökulmien prosenttiarvoja. Pistearvokuvaajassa prosenttiluvut on kerrottu näkökulman painokertoimella. Jos organisaatio on määritellyt myös tavoitetilansa, menetelmä visualisoi suurimmat kuilut nyky- ja tavoitetilan välillä. Se myös kertoo minkälainen kypsyystaso yleensä vaaditaan, jotta tavoitellut hyödyt syntyisivät. Eri ryhmien tulosten vertailu avaa myös uusia näkökulmia ja voi paljastaa monenlaisia kehityskohteita.
Barometrin rakenne tähtää siihen, että tulokset kertoisivat yksinkertaisella tavalla korrelaation panostusten ja hyötyjen välillä. Jos hyöty- ja kypsyyspistemäärät poikkeavat huomattavasti toisistaan, IT:llä ei ole organisaatiossa saatu oletettavia hyötyjä. Kypsyyttä suuremmat hyötypisteet kertovat johdon ja henkilöstön poikkeuksellisesta onnistumisesta. Selvästi alemmat hyötypisteet viittaavat vääränlaisiin panostuksiin tai johtamisen ongelmiin.
Monet menetelmän käyttäjät toistavat arvioinnin määrävälein, esimerkiksi kerran kahdessa vuodessa. Jos barometrin tulokset ovat johtaneet strategisiin tai operatiivisiin muutoksiin, niiden vaikutuksen pitäisi näkyä seuraavan arvioinnin tuloksissa. IT Value Barometer on siten myös johdon ohjaus- ja seurantaväline.
Pistearvoja suurempi arvo menetelmällä on kuitenkin keskustelun herättäjänä ja yhteisen kielen rakentajana. Se voi sytyttää kipinän ajatella tietotekniikkaa kustannustekijää laajemmin, mahdollisuutena ja strategisena resurssina.
Aineisto
IT Value Barometer -aineisto on maksutta noudettavissa sekä suomen- että englanninkielisenä versiona osoitteesta www.thinking-business.net (Julkaisut-osasta). Aineisto sisältää 12 arviointilomaketta, joita voi monistaa tarvittavan määrän. Rekisteröitynyt organisaatio saa menetelmään vapaan käyttöoikeuden. Vuoden 2006 lopussa aineistoa oli ladattu jo 700 organisaation käyttöön eri puolille maailmaa.
Kaaviot: Aarni Heiskanen
Valokuva: Iiska Siirilä
|
