Päivitetty viimeksi 25.2.2008

Takaisin sisällysluetteloon
IT Universitas nro 1 / 25. helmikuuta 2008

Helsingin yliopiston wikipalvelu - avoin, yhteisöllinen ja käyttäjälähtöisesti suunniteltu

Antero Aunesluoma , Helsingin yliopisto/Opetusteknologiakeskus

Wikit ovat yksinkertaisia verkkosivustoja, joissa käyttäjät voivat lukemisen ohella myös helposti lisätä ja muokata sisältöjä. Wikit ovat saaneetkin viime vuosina paljon huomiota osakseen, yhtenä tunnettuna esimerkkinä globaali ja vapaasti muokattava tietosanakirja Wikipedia. Wikeille löytyy myös paljon hyödyllisiä sovellusalueita korkeakoulujen arjesta. Tässä artikkelissa esitellään miksi ja miten Helsingin yliopistossa on päädytty tarjoamaan kaikille käyttäjille avoin ja keskitetysti tuettu wikipalvelu.

Antero Aunesluoma Kuva: Linda Tammisto

Mitä wikit oikein ovat?

Ensin on hyvä tarkastella hivenen tarkemmin, mitä wikit pohjimmiltaan ovat. Kuten useimmat muutkin sosiaalisen webin sovellukset, wikit ovat teknisesti helppokäyttöisiä ja käytettävissä pelkästään web-selaimen avulla. Wikejä on kuitenkin sovellettu jo kymmenen vuoden ajan, ja käytännössä hyvinkin eri tavoin. Kaikille wikeille yhteisinä ominaisuuksina pidetään seuraavia:

1. Avoimuus, jota yleensä voidaan tarvittaessa rajata
2. Yhteisöllisyys, sisällöllä on useita tekijöitä
3. Yksinkertaisuus, ei tarvita erillisiä ohjelmia tai erityistaitoja 4. Verkostomaisuus, uusien sivujen luominen ja linkittäminen on helppoa.

Kuinka wiki toimii?

Wikisivuja luetaan kuten mitä tahansa web-sivuja, avaamalla selaimella kyseisen sivun osoite. Wikisivua pääsee muokkaamaan "Edit"- painikkeen kautta, jolloin sivun sisältö avautuu käyttäjälle muokattavaksi. Tallentamisen jälkeen sivu päivitetään takaisin palvelimelle ja uusi versio on välittömästi muiden lukijoiden saatavilla ja muokattavissa edelleen. Jokainen muokkaus luo sivusta uuden version ja aiemmat versiot voidaan tarvittaessa palauttaa helposti. Sivujen muokkauksen lisäksi käyttäjä voi myös luoda uusia sivuja ja linkittää niitä toisiinsa. Näiden perustoimintojen lisäksi eri wikiohjelmistot tarjoavat vaihtelevan määrän muitakin toimintoja kuten sivujen kommentointi tai keskustelupalsta, avainsanojen lisääminen, hakutoiminnot, rss-syötteiden tilaaminen sekä henkilökohtaisten käyttäjäsivujen luominen. Erityisen hyödyllisiä wikit ovat silloin, kun useamman henkilön toimesta halutaan käsitellä ja jakaa tekstimuotoista tietoa, olkoon kyseessä sitten yhteisen tutkimussuunnitelman laatiminen tai vaikka projektisuunnitelman täsmentäminen.

Wiki ei ole kaiken kattava monitoimityökalu

On toki myönnettävä, että wikeissä on huonojakin puolia eikä niitä kannata taivuttaa jokaiseen mahdolliseen yhteistyöprojektiin. Esimerkiksi wikien tietty tekninen yksinkertaisuus ei mahdollista kaikkia tarvittavia tekstimuotoiluja tai oikoluvun kaltaisia toiminnallisuuksia. Niinpä tekstinkäsittelyohjelmien ja verkkojulkaisujärjestelmien kaltaisia työvälineitä tarvitaan jatkossakin. Edistyneimmät wikiohjelmistot tarjoavat toisaalta avoimet rajapinnat ja toiminnot wikillä tuotetun materiaalin tehokasta jatkokäsittelyä varten. Oleellista onkin löytää juuri ne sovelluskohteet, joihin wikit soveltuvat muita järjestelmiä paremmin.

Aloite Helsingin yliopiston wikipalveluun käyttäjiltä

Vielä muutama vuosi sitten vain harvat Helsingin yliopiston tutkijat ja opettajat käyttivät wikejä työssään. Välineinä heillä oli verkon ilmaispalveluina toimivia wikejä tai yhteistyökumppaneiden asentamia wikiohjelmistoja. Lisäksi muutamat yksittäiset laitokset ja työryhmät olivat asentaneet omaan sisäiseen käyttöönsä wikejä, mutta niihin ei muilla käyttäjillä ollut pääsyä. Näiden ensivaiheen 'wikipioneerien' välittämä viesti oli kuitenkin hyvin selvä: "wiki soveltuu hyvin yhteisölliseen työskentelyyn ja sellainen tarvittaisiin myös Helsingin yliopistolle keskitetysti tuetuksi palveluksi".

Tuolloin Helsingin yliopistolla työskenteli eri alojen asiantuntijoista koottu 'digioppiryhmä', jonka tehtävänä oli arvioida eri tietoteknisten välineiden soveltuvuutta tietohallinnollisesta ja pedagogisesta näkökulmasta. Kyseinen työryhmä päätyikin kesäkuussa 2006 suosittelemaan Helsingin yliopiston oman wikipalvelun avaamista. Wikipalvelun tavoitteeksi asetettiin muiden opetusteknologisten palveluiden, kuten verkko-oppimisympäristöjen, täydentäminen opiskelijalähtöiseen, avoimeen ja vuorovaikutukselliseen suuntaan. Tulevalle wikipalvelulle asetettiinkin seuraavia toiminnallisia vaatimuksia:
- "wikipalvelun tulee olla yhtäläisesti opiskelijoiden, opettajien, tutkijoiden ja muun henkilökunnan käytettävissä"
- "wikipalvelun käyttöä tulee rajoittaa niin vähän kuin mahdollista"
- "wikillä tuotettu materiaali on helposti julkaistavissa avoimeen verkkoon."

Näiden pedagogisista tarpeista lähtevien vaatimusten lisäksi tulisi luonnollisesti ottaa huomioon tietohallinnolliset vaatimukset, mm. käyttäjien autentikointiin ja tietoturvaan liittyen sekä yhteensopivuuteen muiden järjestelmien kanssa. Nopean kartoituksen jälkeen wikiohjelmistoksi valittiin Hy:llä jo pienen työryhmän käytössä ollut Confluence. Siinä katsottiin jo valmiiksi löytyvän kaikki keskeiset toiminnallisuudet, mm. mahdollisuus määritellä käyttäjäoikeuksia työtilakohtaisesti.

Wikipalvelun käyttöönottoprojekti

Em. suosituksen pohjalta käynnistettiin syyskuussa 2006 wikipalvelun käyttöönottoprojekti. Aikaa projektille annettiin yksi vuosi ja työryhmään valittiin tietoteknisiä ja pedagogisia asiantuntijoita. Työryhmä tarttui rivakasti toimeen ja samana syksynä käynnistettiin täsmällisempi määrittelytyö sekä edettiin ohjelmiston testikäyttöön noin 250 käyttäjällä. Helmikuussa 2007 ohjelmisto integroitiin Hy:n keskitettyyn käyttäjähallintaan jolloin potentiaalisten käyttäjien määrä nousi yli 50 tuhanteen, todellisten käyttäjien jäädessä luonnollisesti murto-osaan siitä. Järjestelmän pienen räätälöinnin ja tarkemman konfiguroinnin myötä projekti eteni toiminnalliseen pilotointiin, jossa oli mukana tutkijoita, opettajia, opiskelijoita sekä hallinnon väkeä. Testi- ja pilotointivaiheen palaute oli pääosin positiivista, eivätkä muutamat tekniset ongelmatkaan osoittautuneet ylitsepääsemättömiksi ratkaista. Tavoitetilaan päästiin aikataulun mukaisesti ja kohtuullisella työmäärällä, ja elokuussa 2007 avattiin Helsingin yliopiston wikipalvelu osoitteessa http://wiki.helsinki.fi.

Tilannekatsaus puoli vuotta käyttöönoton jälkeen

Hy:n wiki on käyttäjäpolitiikaltaan verraten liberaali ja erittäin hajautetusti hallittu. Sillä ei ole päätoimittajaa tai yksittäistä sisällöllistä portinvartijaa. Tietotekniikkaosaston ylläpito keskittyy pitämään järjestelmän teknisesti saatavilla ja Opetusteknologiakeskus huolehtii ohjeiden tuottamisesta sekä käyttökoulutusten järjestämisestä.

Kuka tahansa Hy:n käyttäjätunnuksen haltija voi halutessaan käynnistää uuden erillisen wikin, joita kutsutaan wikialueiksi. Wikialueen luojasta tulee automaattisesti sen ylläpitäjä joka voi edelleen määritellä tarkemmin wikialueensa käyttöoikeudet, ulkoasun yms. asetukset tiettyjen yleisten reunaehtojen puitteissa. Yksittäisiä wikejä eli wikialueita on tällä hetkellä noin 300. Niistä valtaosa on vain erikseen rajattujen työryhmien tms. saatavilla. Osa wikialueista näkyy kaikille Hy:n käyttäjätunnuksille eli ne toimivat samalla tasolla kuin intranet. Enenevässä määrin wikipalvelun kautta julkaistaan myös materiaalia avoimeen verkkoon kenen tahansa luettavaksi. Sivujen muokkauksiin yms. toimintoihin vaaditaan aina kirjautuminen. Wikialueiden sisällöt kattavat koko yliopistotyön kirjon, aina opetuksesta ja tutkimuksesta hallinnollisiin hankkeisiin sekä opiskelijajärjestöjen toimintaan. Merkillepantavaa on myös wikin rooli yhteistyövälineenä ulkopuolisten kumppaneiden kanssa.

Vaikka käyttöönotto on tietyssä teknisessä mielessä jo toteutunut, riittää kehitettävää vielä jatkossakin. Esimerkiksi ohjelmiston tarjoamat mahdollisuudet räätälöinteihin ja integrointeihin ovat vielä valtaosin hyödyntämättä. Organisatorisessa mielessä wikin käyttöönotto onkin vasta alkuvaiheessa, eikä Helsingin yliopistolla olla vielä toistaiseksi tehty pidemmälle meneviä linjauksia siitä, mikä tulee olemaan wikin rooli osana laajempaa verkkopalveluiden järjestelmää.

Wikeille on selkeä tarve korkeakouluissa

Helsingin yliopiston lyhyet kokemukset osoittavat kuitenkin, että wikit tarjoavat hyödyllisen välineen korkeakouluille. Hyödyllisiä käyttötapoja ei välttämättä tarvitse kenenkään erikseen pohtia, sillä käyttäjät osaavat verraten hyvin keksiä niitä itse. Riittää että wikipalvelu on tarpeeksi joustava ja ohjelmisto helppokäyttöinen. Tietoteknisistä palveluista vastaaville tahoille wikipalvelu tuottaa tietysti muutamia kysymyksiä ratkaistaviksi, kuten esimerkiksi tehdäänkö oma asennus vai käytetäänkö hosting-palveluita. Oman asennuksen tullessa kyseeseen tulee tietysti valita omiin tarpeisiin ja arkkitehtuuriin parhaiten soveltuva ohjelmisto.

Ratkaistavat ongelmat lienevät kuitenkin todennäköisimmin luonteeltaan hallinnollisia kuin teknisiä. Avainasemassa onkin wikin kohdalla tehdä kauaskantoisesti järkeviä päätöksiä siitä, miten wiki nivotaan osaksi muuta tietoteknistä palveluvalikoimaa. Oleellista on ratkaista ensin, ketkä ovat keskeisin kohderyhmä ja minkälaisia ovat heidän tarpeensa? Tätä kautta voidaan tarkemmin määritellä käyttöpolitiikka, varsinkin kenellä on pääsy kirjoittamaan ja kenellä lukemaan. Ketkä voivat luoda uusia alueita tai työtiloja ja miten se tapahtuu? Helsingin yliopiston tähänastiset kokemukset puoltavat luottamaan käyttäjäyhteisön voimaan ja osaamiseen, sillä kaikkien saatavilla olevana ja mahdollisimman avoimena toimivana wiki myös palvelee parhaiten eri käyttäjien vaihtelevia tarpeita.