nro 4/2003 |
Paperiton hallinto yliopistoissa vielä kaukainen haavePirjo Rauhala, Tampereen yliopisto Tampereen yliopisto järjesti tämän vuoden kesäkuussa pienen kyselyn asianhallinnan tai dokumenttien hallinnan tietojärjestelmien käytöstä yliopistoissa. TaY:ssa käynnistettiin samaan aikaan oma asianhallintajärjestelmähanke, joten oli hyvä selvittää, millaisia näkemyksiä muissa yliopistoissa oli muodostunut näiden järjestelmien käytöstä. Kysely kohdennettiin yliopistojen atk-keskusten johtajille, tietohallintojohtajille ja arkistonhoitajille. Lomakauteen osuneesta ajankohdasta huolimatta vastauksia saatiin 12 yliopistosta. Yliopistoja on yhteensä 20, joten vastauksista saa suuntaa antavan kuvan tilanteesta. Osuvimmin kokonaistilannetta kuvaa erään vastaajan kommentti omasta yliopistostaan: "Asioiden käsittely sähköisesti ei ole systemaattista." Sähköinen diaari on kuitenkin käytössä ainakin yhdeksässä suomalaisessa yliopistossa. Harvinaisempaa sen sijaan on, että diaarin kautta tavoittaisi sähköiset asiakirjat, tai että järjestelmän avulla voitaisiin näyttää asioiden käsittelyvaiheet tai tulostaa www-tiedotteita avoimeen verkkoon. Saapuneiden asiakirjojen skannaus sähköistä jakelua varten on sekin harvinaista, vaikka tällainen tarve on tunnistettu. Määrämuotoisia kokousasiakirjoja ei juurikaan laadita asianhallintajärjestelmissä. Osassa yliopistoista oli tunnistettu asianhallintajärjestelmän tarpeita, kuten tarve tukea asiakirjojen arkistointia, ja mahdollistaa esimerkiksi se että diaarin kautta tavoittaisi myös asiakirjojen sähköiset tiedostot. Tieto- ja viestintätekniikan tuominen yliopistojen asianhallinnan ja dokumenttien hallinnan tueksi on haasteellista. Tavoitteenahan ei ole järjestelmän käyttö sinänsä, kuten eräs vastaajista osuvasti totesi. "Meillä on järjestelmä, jolla voi tehdä kaikenlaista, mutta jolla ei tehdä kaikkea, kun siihen ei ole tarvetta. Ensisijaisesti pitää ajatella asioiden mahdollista hallintaa ja organisaation kykyä selvitä siitä tilanteesta eri keinoilla. Ei ole mitään järkeä käyttää järjestelmää vain siksi, että sitä voi käyttää, jos siihen ei ole tarvetta." Miksi asioita pitäisi hallita? Asioiden hallinnan voi ymmärtää monella tavalla. Kun asianhallinnasta puhutaan viranomaistoiminnan, siis yliopistojenkin toiminnan yhteydessä, mainitaan yleensä asianhallintaan liittyvät toimenpiteet kuten kirjaaminen, rekisteröinti, asiankäsittelyprosessit, asiankirjojen laatiminen ja arkistointi. Ja kun samaan keskusteluun lisätään lainsäädännöstä suoraan kopioidut tavoitteet hyvästä tietohallintatavasta, viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja asioiden sähköisestä vireillepanosta, voi vain aavistella atk-yksiköissä työskentelevien ensireaktioita. Tätähän te olette kaikki nämä vuodet odottaneet. Yksiselitteistä tilausta tietojärjestelmästä, jota yliopisto käyttää toimiakseen viranomaisena avoimesti, tehokkaasti, säädöksiä noudattaen, pitäen asiansa ja asiakirjansa järjestyksessä, luetteloituna ja hukaten tietoisesti(!) asiakirjoistaan jonain päivänä osan. Jotta tilaus ei olisi tylsä, voidaan mausteeksi lisätä muutama dokumenttien tai sisällön hallinnan toiminnallisuus. Koristeeksi LDAP. Asianhallinta ei ole tavoitteena eikä käsitteenäkään huono, mutta kohtalaisen monimerkityksinen. Järjestelmän hankintaan tähtäävissä hankkeissa tämä ilmenee tutulla tavalla: yhteinen kieli on hetken hukassa, kun joukkoon sattuu monen ammatti- tai intressiryhmän edustajia. Samaa mieltä ollaan siitä, että asioita ja asiakirjoja pitäisi hallita (laatia, säilyttää, järjestää, jakaa...) nykyistä vähemmällä vaivalla. Vaikeampaa on kääntää tämä yhteinen mielipide toiminnallisuuksiksi niin, että kaikki ymmärtäisivät ne samoin. Kysely haastoi vastaajia kertomaan, käytetäänkö yliopistossa asianhallintajärjestelmiä, ja jos käytetään niin mihin tai miksi. Kaikista yliopistoista ei vastauksia saatu, mutta vieläkään ei ole myöhäistä. Vastaamisesta kiinnostuneet voivat ottaa yhteyttä pirjo.rauhala@uta.fi.
Pirjo Rauhala |