Nro 4

Etusivulle /
Första sidan

Sähköiset lomakesulkeiset

Tuomo Myllynen, päätoimittaja

Joudumme jokainen täyttämään erilaisia lomakkeita ja uskomme sen olevan tarpeellista. Vaikka emme uskoisikaan, niin täytettävä ne on. Joskus kuitenkin tuntuu, että hommassa on jotain outoa. Tietotekniikka on muuttanut monia hallinnollisia käytäntöjä oleellisesti. Nyt meillä on paperin sijasta lomake kuvaruudulla. Tosin aika usein tulostamme sen paperille ja täytämme sen, tai jos se oli esitäytetty, niin ehkä allekirjoitus riittää.

Osa lomakkeista tarjotaan muodossa, jossa se voidaan täyttää kuvaruudulla. Lomake on laadittu tietojenkeruuta varten ajatuksella, että täyttäjä kertoisi kaikki tarvittavat tiedot, jotta asian käsittely voisi tapahtua sujuvasti eikä tarvittaisi mitään lisäkyselyjä tai täsmennyksiä. Usein lomakkeisiin liitetään täyttö-ohjekin. Onkohan ohjeistettu lomake suunniteltu täyttäjää vai käyttäjää varten? Eikö lomake voi olla niin selkeä, että erillistä ohjetta ei tarvita?

Voisi vielä kysyä, mitä varten kuvaruudulla pitää olla paperilomakkeen näköinen näyttö? Suora kysely voisi olla käyttäjälle ymmärrettävämpi ja johtaa samaan lopputulokseen – saadaan kaikki tarvittavat tiedot. Kyllä käyttäjä voi haluta paperille kopion täyttämästään lomakkeesta, mutta luulisi sen olevan tehtävissä jälkeenpäinkin, kun tarvittavat tiedot ovat jo olemassa. Tulostaahan marketin kassakin ostoksista kuitin, jossa on ostokset eritelty tarkasti. Käyttäjälle voisi tarjota oikein kauniinkin lomakkeen, jossa olisi korukirjaimia ja kukkia ja vaikka pitsireunus.

Turhaa simputusta

Kun meitä koskevat tiedot ovat tietokannoissa, niin nyt voisi olettaa, että niitä tietoja ei enää tarvitse kertoa ellei niitä haluta muuttaa. Kun teette virkamatkan, täytätte lomakkeen, jossa on nimi, osoite, laitos ja virkanimike sekä pankkitilin tiedot, vaikkeivät ne olisi muuttuneet kahteenkymmeneen vuoteen. Kahdenkymmenen virkavuoden aikana kerran kuussa tehdyt virkamatkat ovat vaatineet matkalaskua kirjoittaessanne nämä tiedot 240 kertaa. Simputusta, sanottaisiin jossain. Vai onko tämä liian harvatahtista. Ei matkalasku mitenkään erityisen hankala lomake ole. Samanlaista on monen muunkin lomakkeen kanssa. Vuosia samassa talossa opettanut tuntiopettaja toistaa samoja tietoja kerrasta toiseen palkkioita periessään.

Perinteisesti on yliopistojen käyttäjät kirjautuneet käyttäjiksi, eli käyttäjästä tiedetään ainakin nimi, mutta usein myös osoite, laitos ja/tai oppiaine jne. Tietokoneen käyttäjänä hänelle tarjotut palvelutkin määräytyvät sen mukaan kenestä on kyse. Mitään ennestään tiedettyjä tietoja ei tarvitse kysyä käyttäjältä, jos käyttäjä on tunnistettu jollakin luotettavalla tavalla. Olen kyllä osittain samaa mieltä kuin Ariadne-projektin (johtaja Erik Duval), jonka motto nykyään on ”Electronic forms must die”.

Jos lomakkeiden käytön syy on siinä, että työprosessit ovat lomake-orientoituneita, niin voisikohan niitä prosesseja muuttaa edes kuvaruutu-orientoituneiksi? Jokainen työ tarvitsee tietoja, joku työ enemmän kuin joku toinen, ja jotkut sanovat itseään jopa tietotyöläisiksi. Voisivatkohan työrutiinit olla tieto-orientoituneita? Vai onko ongelmana itse työrutiini, jota ei haluta muuttaa. Ei kai se voi olla saavutettu etu, eikä ikimuistoinen nautintaoikeus? Kuka sellaisesta nauttisi?

Etusivulle / Första sidan