Päivitetty viimeksi 28.1.2005

Takaisin sisällysluetteloon
IT Universitas nro 7 / 28. tammikuuta 2005

Kvaliteten på vår IT-service

Stig-Göran Lindqvist, direktör, Åbo Akademi

Universitetens verksamhet, särskilt undervisningen och forskningen, utvärderas av olika instanser. Denna verksamhets kvalitet är på många sätt beroende av IT-funktionernas kvalitet. I viss mån har man i dylika utvärderingar försökt beakta också IT-servicen, men ofta otillräckligt och mindre systematiskt. Frågan uppstår om det inte finns orsak att göra en separat grundlig utvärdering av universitetets IT-funktioner?

Universitetens IT-chefer har flera gånger diskuterat frågan på sina nationella möten. Vid vår senaste träff i Villmanstrand tillsattes en arbetsgrupp för att bereda saken.

Utbudet av metoder är stort. En hel del görs och har redan gjorts under åren för att trygga kvaliteten på IT-verksamheten. Några finländska universitet har köpt tjänster av utomstående konsulter för utredning eller utvärdering av IT-funktionen eller av sin datacentral. Andra har utnyttjat kolleger för utvärderingar ("peer review"). Helsingfors universitet jämförde redan under slutet av 90-talet sin verksamhet enhetsvis med Amsterdams universitet, varvid också adb-enheterna granskades.

De finländska universitetens datacentraler samarbetar som känt intimt och flitigt. Denna närhet ger redan i sig en viss garanti mot risken att något enskilt universitet allvarligt skulle halka efter de övriga på någon viktig IT-sektor. Datacentralerna samarbetar också på nordisk och europeisk nivå samt med USA.

IT-chefernas arbetsgrupp har konstaterat att det behövs en gemensam bas för kommande utvärderingar och för en kontinuerlig uppföljning av kvaliteten på IT-tjänsterna. Samtidigt kunde denna bas bidra med fakta för utvärderingar inom undervisning, forskning och förvaltning. Basen utgörs av kvalitativa och kvantitativa mått på olika IT-funktioner. Gruppen utvecklar nu måtten.

Vi hoppas att måtten skall möjliggöra en jämförande analys av de finländska universitetens IT-tjänster. Dessa fungerar inom någorlunda jämförbara förutsättningar och resursramar, även om många skillnader finns. Självfallet intresserar i fortsättningen jämförelser speciellt med nordiska och andra utländska universitet, samt eventuellt i vissa avseenden med näringslivet och den övriga offentliga förvaltningen. Gruppen har tillgång till resultat från en jämförande utvärdering ("IT-revisionen") som ett antal svenska och norska universitet nyligen genomfört. Det finns vidare internationella databaser med information om universitets och organisationers IT-verksamhet (ITIL-biblioteket och på kommersiella sidan t.ex. Gartners databaser).

Vad hoppas vi att uppnå med en jämförande analys?

• Genom de olika mått som konstrueras kunde jämförelsen exponera eventuella brister i IT-policies, organisation, service eller teknik.
• Frågor om hur väl efterfrågan och utbudet av olika IT-tjänster svarar mot varandra vill vi också klarlägga.
• Ett viktigt mål är ökad kunskap och medvetenhet om universitetets totala IT-kostnader.

Vi känner idag relativt väl till de centralt underhållna IT-funktionernas kostnader. Däremot är IT-kostnaderna på institutionerna och enheterna svårare att uppskatta. Man talar om de dolda IT-kostnaderna. Det underhålls- och stödarbete som institutionernas undervisnings- och forskningspersonal utför vid sidan om sitt egentliga arbete budgeteras ofta inte som IT-utgifter, trots att det kan vara av betydande omfattning. Den enskilda datoranvändaren kan också ofta lägga ned onödigt mycket tid på tekniska problem. Följaktligen är det oklart i vilken mån man kunde uppnå inbesparingar genom rationalisering eller samordning, eller förbättra kvaliteten på ifrågavarande IT-service. På det här området ligger en del av de kanske värdefullaste resultaten i den svensk-norska revisionen.

Det är skäl att vara medveten om att en grundlig kartläggning av ett universitets IT-funktioner är ett stort arbete. Eftersom IT ingår i snart sagt all verksamhet, involverar en IT-utvärdering särskilt ledarskiktet inom förvaltningen och på (åtminstone en del av) institutionerna. Vid några utvärderingar har också utomstående konsulters arvoden förorsakat höjda ögonbryn. Jag hoppas att vi hittar en lämplig blandning av egen arbetsinsats och utomstående hjälp, och en lämplig nivå på grundligheten.